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Drei Probleme bei hybriden Meetings & Seminaren

Hybride Meetings und Seminare: Also Veranstaltungen, wo ein Teil der Leute vor Ort in einem Raum sitzt und der andere Teil virtuell über eine Videokonferenz dabei ist. Das ist eine ziemliche Herausforderung für die Moderation!

Heute geht es um die 3 Probleme, die es gibt, wenn man hybride Meetings oder Seminare moderiert. Damit Sie vorgewarnt sind und mit guter Vorbereitung auch hier souverän bleiben!

Durch die Pandemie sind wir ja alle Videokonferenzen schon sehr gewöhnt. Sie können wahrscheinlich schon ganz gut mit Zoom oder Microsoft Teams umgehen. Und sind mehr in Schock-Starre, wenn Sie jemand für ein Webinar engagiert.

Aber haben Sie schon mal ein hybrides Seminar oder ein hybrides Meeting organisiert? Das ist wirklich aufregend!

Ich hatte schon mehrfach die Ehre. Ich kenne das als Teilnehmerin und als Moderatorin. Und ich kenne diese hybride Form als jemand, der virtuell dabei ist und als jemand, der im Seminarraum sitzt.

Warum ist das Thema für Sie wichtig?

Ich bin davon überzeugt, dass solche hybriden Formate in Zukunft mehr werden. Sie werden wahrscheinlich nicht die Norm. Aber der Anteil wird doch steigen.

Und ich bemerke es bei mir selbst: Wenn ich mir Seminare für meine Weiterbildung durchlese, dann denke ich mir oft: "Das klingt spannend, aber für diese kurze Zeit will ich nicht hinfahren. Wieso bieten die keine hybride Form an?"

Und ich bin davon überzeugt, dass auch mehr Firmen diese Meeting-Form nutzen werden, um längere Anreisen von einzelnen Leuten für kurze Absprachen zu vermeiden.

Darum geht es heute um die 3 Probleme von solchen hybriden Meeting-Formen und warum diese Formen für uns als ModeratorInnen schlimmer sind als reine Video-Konferenzen:

1. Technisch

Wenn eine Organisation so ein Format nicht gewohnt ist, dann wird häufig darauf vergessen, dass es dazu auch spezielle Technik braucht. Es reicht einfach nicht aus, wenn man an einen Laptop im Seminarraum noch große Boxen anschließt, damit man die Leute lauter hört.

Es reicht auch nicht aus einen Laptop ans Kopf-Ende vom Besprechungstisch zu stellen, damit die virtuellen Teilnehmenden sichtbar sind. Es braucht dafür eine Winkelkamera, die alle Gesprächsteilnehmenden im Raum gleichzeitig aufnimmt. Es braucht einen Beamer oder einen Fernseher, wo die virtuellen Teilnehmenden für alle im Raum gut sichtbar sind und nicht nur kleine Mini-Bilder. Und es braucht eine Ton-Anlage, die einerseits ohne Rückkoppelung den Ton in den Seminar-Raum bzw. den Besprechungsraum überträgt. Außerdem braucht man passende Mikrophone, um alle Gespräche im Raum so in die Videokonferenz zu übertragen. So, dass die virtuellen TeilnehmerInnen auch wirklich alle Leute gleich gut hören können, wenn es eine Diskussion gibt.

Häufig wird das vorab auch zu wenig getestet. Kein Wunder, dass es eigene Technikfirmen gibt, die Unternehmen extra dafür beraten!

 

2. Gleichberechtigte Moderation

Wir gehen jetzt davon aus, dass die Technik funktioniert. Dann geht es um unsere Moderation. Und hier haben wir in der Regel das Problem, dass wir ja nur auf einer Seite sein können: Entweder wir sind selbst virtuell mit dabei oder wir sind im Besprechungsraum.

Und damit hat fast automatisch eine Hälfte der Gruppe einen "leichteren Zugang" zu uns. Leute im Besprechungsraum können uns ins Ohr flüstern oder mit den Augen rollen, wenn sie was sagen wollen. Oder wir sind virtuell dabei, dann können wir einerseits sehen, wenn jemand die Hand hebt und können parallel den Chat beobachten.

Es ist aber durchaus schwierig hier alle gleichberechtigt zu beachten. Gerade bei Diskussionen ist es schwierig darauf zu schauen, dass alle in der richtigen Reihenfolge drankommen (in der Reihenfolge, in der sie sich gemeldet haben). Vor allem, wenn man selbst im Raum ist, schaut man automatisch mehr in diesem Raum und weniger auf den Bildschirm (besonders, wenn dieser zu klein ist - siehe Technikproblem).

Wichtig: Klare Signale ausmachen, was man tun soll, wenn man etwas sagen will, z.B. virtuelle TeilnehmerInnen sollen ein Stichwort in den Chat schreiben, TeilnehmerInnen vor Ort sollen klar die Hand heben und oben lassen.

 

3. Übergreifende Interaktion

Vor allem bei Seminaren ist es schwierig eine hybride Interaktion zu schaffen, wo alle miteinander produktiv arbeiten können und z.B. bei Abstimmungen alle die gleiche Chance haben, mitzumachen. Denn ein Flipchart aufzustellen geht nicht wegen den virtuellen Teilnehmenden. Und ein virtuelles Whiteboard gemeinsam zu verwenden geht auch nicht, weil die TeilnehmerInnen im Seminarraum dann oft keinen Laptop vor sich stehen haben.

Ich, beispielsweise, setze eine Software ein, die ermöglicht, dass alle auf ihrem Handy bzw. auf ihrem Laptop Abstimmungen mitmachen und mir auch Fragen zwischendurch stellen können. Es wird auch klar kommuniziert, dass ein solches Endgerät für das Seminar gebraucht wird (auch wenn man vor Ort ist).

 

Kleingruppenübungen kann man auf 2 Arten angehen:

Entweder mit klarer Gruppentrennung. Also jene vor Ort arbeiten zusammen und die virtuellen TeilnehmerInnen arbeiten zusammen. Oder, wenn sich das nicht ausgeht, dann kann man auch den kleineren Anteil aufteilen. Also wenn nur 2 Leute von 20 virtuell dabei sind, dann kann man 2 Kleingruppen vor Ort jeweils 1 Person über Videokonferenz in die Gruppe geben. Dafür braucht es dann einen Laptop pro Kleingruppe und virtuelle Kleingruppen-Räume, so dass jede Kleingruppe nur mit der zugewiesenen virtuellen Person interagiert.

Sie merken: Idealerweise wissen Sie bei hybriden Seminaren rechtzeitig vorher, wer in welcher Form teilnimmt und geben allen auch klare Anweisungen, welche Ausstattung sie brauchen.

Fazit: Nur machen, wenn es sich nicht vermeiden lässt, weil es ein großer Aufwand ist und nicht so einfach wie eine reine Online-Konferenz.

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Veronika Jakl

Arbeitspsychologin, Autorin und Vorstandsvorsitzende des Fachforums für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie.

Begleitet seit 10 Jahren Organisationen dabei motivierende Arbeitsbedingungen zu schaffen und psychische Belastungen zu reduzieren. 
Unterstützt PräventionsexpertInnen, die etwas bewegen wollen.

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