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Schritt 3 im "Fahrplan zum Erfolg": Arbeitsgestaltung ist nicht nur für KundInnen

Kümmern Sie sich nur um Ihre KundInnen oder kümmern Sie sich auch um sich selbst? Setzen Sie Ihre eigenen guten Ratschläge um? Oder vergessen Sie oft auf sich selbst, weil Sie als ExpertIn der betrieblichen Prävention nur an die anderen denken?

Wichtig ist, dass ExpertInnen der betrieblichen Prävention ernst genommen werden. Eigene gute Ratschläge sollten daher auch selbst umgesetzt werden. Auch ein kettenrauchender Lungenfacharzt ist kein gutes Vorbild!

Wenn Sie Ihren eigenen Arbeitsalltag nicht bewusst gestalten, dann werden Sie nicht weit kommen. Denn dann wird Ihnen irgendwann die Luft ausgehen.
Dieser Blogbeitrag behandelt daher die 3 Säulen von Arbeitsgestaltungskompetenz. Damit können Sie dann auch einschätzen, wo Ihre Stärken liegen und wo Sie möglicherweise noch etwas ausbauen können.
Ich bin seit über 10 Jahren selbstständig. Davor, während meines Studiums, war ich aber ca. 3 Jahre lang fix in Teilzeit bei einem Konzern angestellt. Dort wurde die Arbeit stark von anderen gestaltet bzw. ist vieles automatisch passiert.
Ich habe in einem Großraumbüro gearbeitet. Es gab viele KollegInnen und man ist auch gemeinsam Mittagessen gegangen. Die Abteilung, in der ich tätig war, hatte im Stockwerk ein Sekretariat, an welches ich mich wendete, wenn beispielsweise der Drucker defekt war. Es gab ganz klare Arbeitszeiten. Und am Ende des Tages ging ich dann ohne Firmenlaptop und ohne Firmenhandy nach Hause. Das gab es damals noch nicht. Damit existierte aber auch eine klare Abgrenzung, alles war geregelt.

Und dann kam die Selbstständigkeit. Dadurch habe ich viel von zu Hause aus gearbeitet oder war bei KundInnen vor Ort. Obwohl ich damals zu Hause einen eigenen Büroraum hatte, war es trotzdem sehr ungewohnt für mich: Ich war den ganzen Tag alleine, die Arbeitsmaterialien waren immer in Griffweite, aber auch der Haushalt war immer da. Und wenn es dann mal arbeitsmäßig anstrengend wurde oder für mich unangenehme Arbeiten anstanden, habe ich mich – wie ich selbst zugeben muss – auch schnell abgelenkt. Das war durchaus anstrengend und führte zum Entschluss, ein externes Büro anzumieten.

Im Laufe der Zeit wurde ich immer bekannter und immer mehr Unternehmen wollten mit mir zusammenarbeiten. Gerade zu Beginn hatte ich aber das Gefühl, jedes Angebot bzw. Projekt annehmen zu müssen. Das gipfelte in einer kompletten Überarbeitung.
Es war eine seltsame Situation: Einerseits hatte ich Projekte rund um die Vermeidung von Stress und psychischen Belastungen und andererseits war ich selbst immer unter Druck, hatte dauernd zu viel Arbeit und war laufend sehr gestresst. Das passte nicht zusammen!
Im "Fahrplan zum Erfolg" gibt es 6 Schritte, die Fachkräfte in der betrieblichen Prävention benötigen, um tatsächlich erfolgreich zu sein. Zum 1. Schritt ("Blick über den Tellerrand") und zum 2. Schritt ("Klare Positionierung") gibt es schon jeweils einen Blogbeitrag.
In diesem Beitrag geht es um den 3. Schritt, nämlich wie Sie Ihre eigene Arbeit bewusst gestalten können, um meine anfänglichen Probleme zu vermeiden.
Die Arbeitsgestaltungskompetenz (Fähigkeit, sich seine eigene Arbeit gut zu gestalten) ist hier ein wichtiger Aspekt:
  • Diese ist wichtig für ExpertInnen in der betrieblichen Prävention um von anderen ernst genommen zu werden. Wenn man seine eigenen Empfehlungen nicht umsetzt: Warum sollten es dann andere tun?
  • Oft vergessen ExpertInnen in der betrieblichen Prävention auf sich selbst, weil sie selbstlos nur an andere denken. Doch zuerst muss man sich selbst gute Arbeitsbedingungen schaffen, damit man dann auch für andere gut da sein kann.

Es ist problematisch, wenn

  • die eigenen Empfehlungen / Ratschläge selbst nicht ernst genommen werden.
  • man vor sich selbst und anderen Ausreden hat. Denn auf Dauer ist eine gewisse Arbeitsweise nicht gesund.
  • man sich nur vor anderen "richtig" verhält, aber nicht, wenn man unbeobachtet ist bzw. sich unbeobachtet fühlt.

Zuerst muss also die eigene Arbeit gestaltet werden, um sich dann gut um die Arbeit von anderen kümmern zu können.

Das – sehr praktikable - Konzept der Arbeitsgestaltung ist von Dettmers und Clauß. Es gibt hier im Zusammenhang mit der Arbeitsgestaltungskompetenz 3 Säulen: Planung, Selbstmotivierung, Vermeidung von Stress.

1. Säule: Planung

Damit ist gemeint: Wie gut kann man bei seinen eigenen Aufgaben Prioritäten setzen? Wie sehr hält man sich an seinen Tagesplan? Es geht darum, wie man seine Arbeit bewusst gestalten, Prioritäten setzen und einen Plan einhalten kann.

Dafür braucht man natürlich Planung (Tages- oder Wochenplan) und auch eine gewisse Selbstdisziplin. Ebenfalls wichtig ist es, sich Pufferzeiten einzuplanen, bei Projekten und auch während des Tages. Es macht keinen Sinn, sich einen Kundentermin nach dem anderen einzuteilen und dazwischen keine Pufferzeiten zu haben. Denn sobald ein Termin länger dauert, funktioniert der ganze weitere Tagesplan nicht mehr. Das gleiche gilt entsprechend auch für Projekte.

Ich selbst teile mir beispielsweise bewusst an einem Montag und einem Freitag keine Kundentermine mehr ein. Da ich einfach auch Zeit benötige zum Vorbereiten, zum Schreiben von Konzepten oder Protokollen, … Zusätzlich gibt es immer wieder KundInnen, die kurzfristig etwas benötigen. Und für Unvorhersehbares stehen dann eben auch diese beiden Tage zur Verfügung, also diese Pufferzeiten. Damit erleichtere ich mir meine eigene Arbeitsgestaltung und kann so auch für meine KundInnen besser und motivierter da sein.

2. Säule: Selbstmotivierung

Hier geht es um folgende Fragen: Wie gut gelingt es einem selbst, mit demotivierenden Arbeiten umzugeben? Was macht man, wenn man etwas machen muss, das einen überhaupt nicht interessiert? Wie reagiert man auf besonders anstrengende Aufgaben?

Klar gibt es immer Aufgaben, die für einen anstrengend, mühsam oder stressig sind (personenabhängig). Eine wichtige Kompetenz in diesem Zusammenhang ist aber, sich selbst trotzdem motivieren zu können.

Nach über 10 Jahren in der Selbstständigkeit weiß ich, welche Aufgaben mir Spaß machen und - damit einhergehend - was ich besonders gut kann. Ich habe daher auch bewusst die Entscheidung getroffen eine Assistentin anzustellen für die Bereiche Buchhaltung, Rechnungslegung, Terminkoordination, … Denn mir war klar, dass ich das nicht gerne mache und es für mich sehr anstrengend ist.

Eine Selbstständigkeit hat natürlich den großen Vorteil, solche Dinge auch selbst entscheiden zu können. Aber auch wenn man angestellt ist, kann man Arbeit gut gestalten, kann man sich überlegen, wie man vorgehen will oder welche Strategie man hat, um mit schwierigen Aufgaben umzugehen.

Beispiel "Eat the Frog": Das ist eine Technik, wo die mühsamsten und schwierigsten Arbeiten gleich in der Früh erledigt werden, um sie nicht immer weiter aufzuschieben. Und diese Technik kann jeder umsetzen.

3. Säule: Vermeidung von Stress

Darum geht es bei dieser 3. Säule: Wie gut kann man in seinem eigenen Arbeitsalltag stressige Arbeitsbedingungen vermeiden? Zum Beispiel: Wie gut kann man Arbeitsunterbrechungen verhindern? Das heißt, wie gut kann man selbst bewusst Maßnahmen gegen stressige Arbeitsbedingungen setzen.

Was auch für Führungskräfte sehr wichtig ist: Man muss versuchen bei sich selbst stressige Arbeitsbedingungen zu vermeiden, um das langfristig auch bei den MitarbeiterInnen zu erreichen.
Und genau das braucht es auch dringend für die ExpertInnen in der Prävention: Dass man selbst weiß, wie man Maßnahmen setzen kann, damit man weniger stressige Arbeitsbedingungen hat und damit man dies letztendlich auch gut mit den KundInnen besprechen und für diese Formen finden kann, die gut umsetzbar sind.
Ein Beispiel: Haben Sie Strategien um sich beim Arbeiten nicht von anderen unterbrechen zu lassen?
Ich habe beispielsweise in meinem E-Mail-Programm die Pop-ups ausgeschaltet, weil mich das in meiner Arbeit unterbrechen bzw. ablenken würde.

Mögliche Aufgabe für Sie

Überlegen Sie doch einmal: Wo sind Sie persönlich schon ein Vorbild für andere? Was haben Sie in den letzten Jahren schon gut gelernt für sich selbst? Wo setzen Sie bewusst Ihre eigenen guten Ratschläge um?

Der 4. Schritt am Weg zum Erfolg ist das strategische Arbeiten in Projekten. Erfahren Sie in einer Woche mehr dazu!

Für mehr Impulse schauen Sie doch vorbei unter www.PioniereDerPraevention.com . Das ist ein großes Netzwerk von Selbstständigen und innerbetrieblichen Fachkräften aus Arbeitssicherheit, Gesundheitsmanagement, Arbeitspsychologie und sogar einigen Behörden-VertreterInnen.

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Hier geht es zur Online-Akademie "Pioniere der Prävention": www.PioniereDerPraevention.com
Veronika Jakl

Arbeitspsychologin, Autorin und Vorstandsvorsitzende des Fachforums für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie.

Begleitet seit 10 Jahren Organisationen dabei motivierende Arbeitsbedingungen zu schaffen und psychische Belastungen zu reduzieren. 
Unterstützt PräventionsexpertInnen, die etwas bewegen wollen.

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